Google Text & Tabellen ist unglaublich praktisch, aber durch verantwortungsloses Teilen von Links können Dokumente angezeigt werden, die möglicherweise als privat erscheinen.
Viele Leute loben Google Dokumente Aufgrund seiner Vielseitigkeit und der unschätzbaren Möglichkeit, ein Dokument für bestimmte Personen freizugeben, können diese Freigabeoptionen und ihre Verwendung die Tür für einige große Verstöße gegen die Privatsphäre öffnen. Es ist manchmal erschreckend schwierig, das Internet professionell zu nutzen und sich nicht auf die Dienste von Google zu verlassen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Tools zu nutzen und gleichzeitig personenbezogene Daten zu schützen.
Die Funktionssuite von Google ist für nahezu jeden nützlich, der Zugang zum Internet hat. Das Unternehmen unterstützt eine Fundgrube an kostenlosen Programmen für alle Arbeitsbereiche wie Google Mail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps und natürlich Google Text & Tabellen. Alle diese Tools bieten beeindruckende Freigabeoptionen, mit denen Benutzer Daten austauschen und an Projekten zusammenarbeiten können. Einige Tools machen sogar Spaß.
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Leider birgt die Nutzung dieser Freigabeoptionen auch die größten Risiken. In Google Text & Tabellen besteht die einfachste Methode zum Freigeben von Links darin, die Freigabe von Links zu aktivieren, um eine eindeutige URL für das Dokument zu erstellen und diesen Link an einen Kollegen zu senden. Während das direkte Senden eines Links von Person zu Person relativ sicher ist, sendet das Klicken auf diese Links die vorherige URL (die privat erstellt wurde, um das Dokument selbst freizugeben) an das, wenn dieses Dokument Links enthält, die auf andere Websites verweisen Verzeichnis der neuen Site. Es ist keine von Natur aus schändliche Praxis - es ist nur ein wenig bekannter Teil der Funktionsweise des Internets.
So pflegen Sie den Datenschutz beim Senden von Google Text & Tabellen
Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, ein Google Doc sicher freizugeben, besteht darin, es für bestimmte Personen freizugeben. Es gibt einige Möglichkeiten, dies zu erreichen. Der schnellste Weg besteht darin, die Linkfreigabe deaktiviert zu lassen und stattdessen in den Linkfreigabeoptionen 'Bestimmte Personen' auszuwählen. Dies erfordert, dass sich die andere Partei in einem Google-Konto anmeldet, aber wenn der Job dies bedeutet vertrauliche Informationen senden In einem Dokument ist es wahrscheinlich den zusätzlichen Schritt wert. Wenn die Datei Links enthält und der Benutzer auf diese klickt, teilt die URL anderen Websites weiterhin mit, wo sich der Benutzer befand, als er auf den Link geklickt hat. Diese Websites können das Dokument jedoch nicht selbst lesen, da die Optionen für die Linkfreigabe festgelegt wurden den Zugang nur auf die ausgewählten Personen zu beschränken.
Eine weitere Option ist die Verwendung von Google Groups. Für diese Route müssen sich auch alle Beteiligten mit einem Google-Konto anmelden. Im Gegenzug wird jedoch eine Liste der Personen erstellt, für die alles exklusiv freigegeben werden kann. Dies ist eine großartige Option, wenn für den Job häufig Dokumente mit einer großen Gruppe von Personen geteilt werden müssen. Jeder Gruppe ist eine eigene E-Mail-Adresse '@googlegroups' zugeordnet. Verwenden Sie also nicht die E-Mail-Adresse einer bestimmten Person, wenn Sie auswählen, wo ein Dokument freigegeben werden soll, sondern verwenden Sie einfach die Gruppen-E-Mail. Es ist eine gute Idee, die Mitglieder der Gruppe im Auge zu behalten, um zu wissen, wer Zugriff auf die freigegebenen Dateien hat, und es ist einfach, Personen zu entfernen, die nicht mehr Teil des Projekts sind.
Letztendlich ist es, wie es normalerweise bei der Online-Kommunikation der Fall ist, wichtig, die Datenschutzeinstellungen beim Teilen von Informationen zu berücksichtigen. Mit der intelligenten Nutzung der Linkfreigabe Google Dokumente kann sowohl sicher als auch sicher sein.